Guarda de prontuário psicológico: 5 anos, 20 anos e o que fazer no descarte
O prazo mínimo de guarda é 5 anos, mas prontuário tem regra própria e termo de descarte. Entenda o que dizem as resoluções do CFP e a Lei 13.787/2018.
"Por quanto tempo eu preciso guardar prontuário?" tem duas respostas certas, e é por isso que a dúvida nunca morre.
Cinco anos é o prazo mínimo de guarda dos documentos decorrentes da prestação de serviço psicológico. Vinte anos é o prazo a partir do qual prontuários podem ser eliminados, segundo a Lei nº 13.787/2018.
Os dois números estão corretos e tratam de coisas diferentes.
O prazo mínimo de 5 anos
As Resoluções CFP nº 001/2009 e nº 006/2019 estabelecem como dever do psicólogo guardar os documentos escritos que decorrem do atendimento, por no mínimo cinco anos.
Isso inclui:
- registros documentais do atendimento
- cópias de documentos entregues a quem de direito
- material que fundamenta o trabalho prestado
E vale tanto para papel quanto para digital. Arquivo digital não tem prazo diferente por ser digital.
O prazo pode ser ampliado por determinação judicial, por previsão legal específica ou quando houver motivo concreto para manter por mais tempo — processo em curso, por exemplo.
Os 20 anos da Lei 13.787/2018
A Lei nº 13.787/2018 trata de digitalização e guarda de prontuário de paciente. Ela estabelece que, decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, prontuários em papel e digitalizados podem ser eliminados.
Como conciliar com os cinco anos? Na prática:
- Cinco anos é o piso ético-profissional do CFP para os documentos do atendimento.
- Vinte anos é a referência da lei para eliminar prontuário.
Quando os dois se aplicam ao mesmo documento, o caminho prudente é o prazo maior. Na dúvida sobre um caso concreto, o setor de orientação do seu CRP responde — e é de graça.
O descarte não é só jogar fora
Terminado o prazo, o descarte tem forma. O procedimento recomendado envolve termo de descarte e destruição que impeça reconstituição — fragmentadora, no caso do papel, com a presença do psicólogo indicado no termo.
No digital a lógica é a mesma, e é onde a maioria escorrega. "Apagar" costuma significar mandar para a lixeira, que esvazia sozinha em 30 dias, enquanto o backup automático guarda cópia por mais um ano. Isso não é descarte.
Descarte digital de verdade exige saber onde estão todas as cópias. Se o prontuário está num documento no Drive, num anexo de e-mail, numa pasta do computador e num backup, você tem quatro cópias e controla uma.
O problema real não é o prazo
Quase ninguém é penalizado por errar entre cinco e vinte anos. O problema aparece antes:
Não saber onde o documento está. Chega pedido — do paciente, de um advogado, do próprio conselho — e a busca vira arqueologia entre pasta antiga, e-mail e computador que já foi trocado.
Não saber quem acessou. Prontuário compartilhado sem controle por perfil significa que secretária, estagiário e profissional enxergam a mesma coisa. Sob a LGPD, dado de saúde é dado sensível e o acesso deveria ser proporcional à função.
Perder por acidente. Computador que queima, celular roubado, pasta deletada. O prazo de guarda não é sugestão: se o documento sumiu, o dever não foi cumprido.
O que resolve, na prática
Três coisas, em ordem de importância:
- Um lugar só. Enquanto o registro vive espalhado, nenhuma política de guarda funciona, porque você não consegue nem inventariar o que tem.
- Acesso por perfil. Quem precisa ver o quê, e o registro de quem viu.
- Data de último registro visível. É ela que dispara a contagem do prazo. Se você não sabe qual foi o último atendimento, não sabe quando o prazo começa.
Como a Psicofly organiza isso
O prontuário fica no contexto do paciente, com o histórico de atendimentos junto — então a data do último registro é visível, e não algo a reconstituir.
O acesso é validado por perfil, com permissões diferentes para profissional, secretária e equipe, e camadas de criptografia sobre os arquivos. A aba de armazenamento guarda documentos sigilosos no mesmo contexto clínico, em vez de deixá-los num drive genérico junto de material de marketing.
E, importante para quem pensa em prazo longo: os dados são exportáveis. Guarda de cinco ou vinte anos não deveria depender de um fornecedor específico continuar existindo.
Resumindo
- Mínimo de 5 anos para documentos do atendimento (CFP 001/2009 e 006/2019), papel ou digital.
- 20 anos do último registro é a referência da Lei 13.787/2018 para eliminar prontuário.
- Prazo pode ser ampliado por lei, decisão judicial ou necessidade concreta.
- Descarte exige termo e destruição que impeça reconstituição — inclusive das cópias digitais.
- O risco maior não é errar o prazo: é não achar o documento, ou não controlar quem o acessa.
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Este texto é orientação geral. Para dúvida sobre caso concreto, procure o setor de orientação do seu CRP.